Nieuwe versie van afspraken.be voor uw patiënten

De komende weken vernieuwen we de volledige patiëntenervaring van afspraken.be. Na een testfase van een aantal maanden waarbij zowel Medici-zorgverleners als patiënten hun feedback hebben kunnen delen, is de nieuwe toepassing klaar om het bestaande afspraken.be portaal te vervangen.

In dit artikel vindt u:

Feedback geven
Uw patiënten informeren
Wat is er nieuw?
Zelfde functies, in een nieuw jasje
Nog niet beschikbaar bij de lancering - in ontwikkeling
Functionaliteiten die verdwijnen in de nieuwe toepassing

Feedback geven

Uw feedback helpt ons om de nieuwe patiëntenervaring continue te verbeteren.

Stuur opmerkingen, foutmeldingen of suggesties naar:
erin.vanmierlo@medici.be

Uw patiënten informeren

Wanneer een vertrouwde toepassing er na jaren plots anders uitziet, is het begrijpelijk dat patiënten zich vragen stellen. Dit kan tijdelijk leiden tot extra telefonische oproepen naar uw praktijk of secretariaat. We zijn ons bewust van de extra werklast die dit met zich meebrengt, en we willen u daar zo goed mogelijk in ondersteunen.

Daarom hebben we een affiche gemaakt die u in de wachtruimte kunt ophangen. Deze bevat een QR-code die patiënten verwijst naar een helppagina met duidelijke uitleg over de vernieuwingen.

Download hier de affiche

Het verhoogde aantal vragen zal van tijdelijke aard zijn. Zodra patiënten vertrouwd zijn met de nieuwe omgeving, verdwijnt dit vanzelf.

Wat is er nieuw?

Patiënten verwachten de dag van vandaag een mobiele, snelle boekingservaring. Daarom hebben we afspraken.be vernieuwd: sneller, duidelijker, geoptimaliseerd voor smartphones.

❓Waarom een nieuwe toepassing

Het patiëntenportaal van afspraken.be is al meer dan tien jaar in gebruik. Vandaag is het veilig — maar om dat ook in de toekomst te blijven garanderen, is een technologische vernieuwing onvermijdelijk. Cyberaanvallen worden steeds talrijker en geavanceerder, mede door de opkomst van artificiële intelligentie. Deze vernieuwing is dan ook in de eerste plaats een investering in de veiligheid van u en uw patiënten.

De nieuwe toepassing is daarnaast moderner en beter geoptimaliseerd voor smartphones — wat de digitale ervaring voor uw patiënten ten goede komt.

Volledig geoptimaliseerd voor smartphone

Meer dan 70% van de patiënten zoeken en boeken vandaag op hun smartphone. De vernieuwde omgeving laadt sneller, oogt rustiger en werkt vlot op elk scherm.

Patiënten vinden sneller de juiste zorgverlener

We willen het voor patiënten die een nieuwe zorgverlener zoeken zo makkelijk mogelijk maken om u en uw praktijk te vinden. We verbeteren daarom de zoekfunctie in de nieuwe applicatie:

Nu ook zoeken op de naam van uw groepspraktijk
Verbeterde resultatenlijst en kaart

Duidelijkere profielpagina's voor zorgverleners en praktijken

Elke zorgverlener en praktijk krijgt een nieuwe profielpagina. Momenteel ziet u basisgegevens zoals vandaag beschikbaar in uw Medici kalender; binnenkort zal u bijkomende informatie kunnen toevoegen aan uw profiel.

Onze aanbeveling: kijk zeker na of u al een profiel foto heeft toegevoegd. Dit wekt vertrouwen bij patiënten en zo kunnen ze u gemakkelijk herkennen.

Let op: zorg ervoor dat de naam van uw groepspraktijk correct is ingevuld bij Mijn configuratie -> Groepspraktijk zodat uw praktijk correct word weergegeven in de resultaten.

Meerdere vestigingen? Locaties zijn nu logischer weergegeven

Voor zorgverleners of praktijken met verschillende vestigingen zijn locaties duidelijker zichtbaar, zodat patiënten minder snel de verkeerde locatie selecteren.

Let op: Aangezien locaties door elke zorgverlener afzonderlijk worden ingegeven (en er soms kleine verschillen zijn tussen 2 adressen - door typfoutjes bijvoorbeeld), ontstaan er soms dubbele locaties op uw praktijkprofiel.

Zorg dat de adressen overeenkomen, dan zorgt de toepassing voor het automatisch samenvoegen ervan voor uw patiënten.

Samenvatting van de afspraak alvorens te boeken

De nieuwe applicatie toont op het einde van de boeking nog eens een volledige samenvatting van de afspraak. De patiënt kan alles nog eens nakijken alvorens te bevestigen. Dit zorgt voor meer zekerheid bij de patiënt en minder foutieve boekingen.

Zelfde functies, in een nieuw jasje

Sommige functies zal u in een andere vorm zien verschijnen in de vernieuwde toepassing.

Informatieberichten

Berichten met de configuratie "vooraleer het boeken" verschijnen nu iets later in de boeking, en worden getoond na het kiezen van een tijdslot. De patiënt moet nog steeds bevestigen dat hij/zij deze instructies gelezen heeft.
Berichten met de configuratie "na het boeken" krijgt de patiënt te zien op de bevestigingspagina, na het boeken van de afspraak.
De berichten met de configuratie "e-mail" blijven zichtbaar in de bevestigingse-mail die de patiënt ontvangt.

Nieuwe groeps- en organisatieflow

De nieuwe toepassing heeft een andere (smartphone-vriendelijke) manier om groepsoverzichten (beschikbaarheid per zorgverlener) te laten zien:

Praktijken hebben een pagina voor hun groepspraktijk met een overzicht van alle zorgverleners.
Vanaf de pagina van de groepspraktijk kan de patiënt een boeking van een afspraak starten. Daar ziet de patiënt dan een overzicht van de artsen, met de eerste beschikbaarheid (eerste vrije afspraak) per arts.

Voor meer details en aanbevelingen voor uw patiënten, ga naar deze pagina.

Patiëntenprofielen (familieleden)

Vandaag moeten patiënten hun familieleden aan hun account toevoegen vooraleer een afspraak te plannen voor hen. Dit hoeft niet meer. De gebruiker kan familieleden (profielen) direct toevoegen tijdens het inplannen van de afspraak.

Zorgteam

Patiënten vinden na de migratie van hun account gewoon hetzelfde zorgteam terug in de nieuwe toepassing. Ze kunnen hun zorgteam ook verder beheren en aanvullen. Zorgverleners met wie ze al een afspraak hadden worden automatisch voorgesteld aan de patiënt. Via het 'ster' - icoon op de profielpagina van een zorgverlener kunnen ze deze aan hun zorgteam toevoegen (of terug verwijderen).

Nog niet beschikbaar bij de lancering - in ontwikkeling 🏗️

Deze functies zijn nog in ontwikkeling en worden in de loop van 2026 toegevoegd:

Aanmelden via eHealth (itsme of eID)

Patiënten kunnen in de nieuwe toepassing gewoon inloggen met hun bestaande account van afspraken.be. Er wordt hen dan automatisch een migratie naar het nieuwe accountsysteem voorgesteld. In de maand mei zullen we ook het aanmelden met eHealth/ itsme overzetten naar de nieuwe toepassing. Dit vraagt iets meer tijd en de nodige coördinatie met de diensten van eHealth.

Ontbrekende informatieberichten

Op het moment van de lancering worden sommige informatieberichten nog niet getoond aan de gebruikers:

Vakantie
Geen vrije sloten beschikbaar (zie hieronder)

Teleconsultaties

Momenteel kunnen teleconsultaties niet online geboekt worden door de patiënt zelf. Het systeem dat wordt gebruikt voor videoconsultaties blijft voorlopig ook ongewijzigd. Dit wordt mogelijk in 2026 herbekeken.

Functionaliteiten die verdwijnen in de nieuwe toepassing

Digitale toepassingen moeten voortdurend evolueren. Dat is ook zo voor Medici en afspraken.be. Soms worden zo functionaliteiten toegevoegd waarbij we na verloop van tijd zien dat het gebruik heel beperkt blijft. Of dat er technische complexiteit ontstaat die verdere evoluties van het systeem moeilijker maken. Bij het vernieuwen van deze toepassingen is het daarom noodzakelijk de functionaliteiten tegen het licht te houden en waar nodig bij te sturen. Niet in het minst om de veiligheid en privacy van u en uw patiënten te verzekeren.

Enkele functionaliteiten van het bestaande patiëntenportaal zullen hierdoor verdwijnen. Waar mogelijk voorzien we alternatieven.

Let op: Voorlopig zijn er in de Medici Agenda nog geen wijzigingen aan de configuraties van uw parameters. De nieuwe applicatie negeert sommige van uw instellingen echter. In de komende weken en maanden zullen de verwijderde functies ook uit de parameters van Medici agenda worden verwijderd. Er zal een automatische migratie van de configuratie gebeuren, en we informeren u hier op voorhand over.

Aanmelden - Minder opties, maar 1 eenvoudige manier

Binnen het huidige portaal zijn er verschillende manieren voor een patiënt om zich aan te melden. Zo is er een mogelijkheid om aan te melden met voornaam, naam, geboortedatum en rijksregisternummer (zogenaamde soft login). Of kan een patiënt afspraken boeken zonder aan te melden (afhankelijk van uw configuratie) of via een sms-code.

Deze opties zijn in de loop van de jaren gegroeid en worden niet allemaal evenveel gebruikt door onze zorgverleners. We kiezen in de nieuwe applicatie voor een vereenvoudiging waarbij:

Een patiënt zich zal aanmelden met behulp van een e-mailadres en een code die naar het e-mailadres wordt gestuurd.
De bestaande gebruikersnaam + wachtwoord of eHealth/itsme login blijven ook werken.
Een nieuwe account aanmaken kan gebeuren met een beperkter aantal gegevens, enkel wat nodig is om de afspraak op een correcte manier in uw agenda te registreren.

De voordelen:

Patiënten hoeven geen complexe wachtwoorden te gebruiken/ onthouden. Ze gebruiken hun bestaande e-mailaccount voor de beveiliging.
Eén enkele manier om zich aan te melden bij alle zorgverleners op afspraken.be. Consistent en eenvoudig voor alle patiënten.

Informatiebericht indien er geen vrije sloten zijn

Het informatiebericht dat geconfigureerd kan worden voor wanneer er geen vrije sloten meer zijn op een bepaalde dag is niet meer relevant in de nieuwe toepassing. De pagina met vrije sloten is nu een doorlopende lijst, waarbij we altijd de eerstvolgende beschikbaarheid tonen. Er zullen nauwelijks nog situaties zijn waar geen beschikbaarheden meer gevonden worden.

Optimaliseren van conversie - vrije sloten steeds zichtbaar

De beschikbaarheden in uw agenda zijn in de nieuwe toepassing steeds zichtbaar zonder dat de patiënt is ingelogd. Het is in meerdere onderzoeken aangetoond dat gebruikers meer geneigd zijn om een boeking af te ronden nadat ze hun vrije afspraak hebben gevonden. Patiënten verplichten om eerst aan te melden zorgt voor frustraties bij gebruikers en voor minder conversie bij het boeken van online afspraken. Patiënten kunnen in de nieuwe toepassing eerst een vrije afspraak zoeken, alvorens ze verplicht worden (altijd) om zich aan te melden via de nieuwe eenvoudige procedure.

Minder opmaakopties in informatieberichten

Er zijn op vandaag heel veel opties om informatieberichten voor patiënten te formatteren. Zeker op smartphones kan dat zorgen voor een verwarrende / gebroken gebruikersinterface. Op basis van het huidige gebruik door onze zorgverleners, hebben we gekozen voor een beperkte set aan opmaakopties in de nieuwe applicatie. De formattering die niet meer wordt ondersteund, wordt automatisch verwijderd in de nieuwe toepassing. De volgende opties worden nog toegestaan:

Vetgedrukt – maakt tekst dikker/donkerder
Cursief – maakt tekst schuin
Onderstreept – zet een lijn onder de tekst
Regeleinde – start een nieuwe regel
Alinea – maakt een tekstblok met ruimte erboven en eronder
Opsommingslijst – maakt een lijst met opsommingstekens (•)
Genummerde lijst – maakt een lijst met nummers (1. 2. 3.)

Vaste GMD houder

Deze functie wordt zelden of nooit gebruikt door onze zorgverleners. We hebben dit niet opnieuw toegevoegd aan de nieuwe, herschreven applicatie.

Opladen van een bijlage bij de afspraak

Patiënten kunnen in de nieuwe versie voorlopig geen bijlagen meer toevoegen. Het toevoegen van bestanden zorgt voor een verhoogd risico op hacking en datalekken. We onderzoeken hoe we dit op een veilige manier opnieuw kunnen introduceren als hier voldoende vraag voor is bij onze gebruikers.

'Niet-erkende specialismen’ uit de zoekresultaten

In de vernieuwde afspraken.be applicatie kunnen niet-erkende specialismen niet langer opgezocht worden. Afspraken.be is een medisch platform en we willen patiënten behoeden voor niet-erkende of experimentele behandelingen. De zoekfunctie zal beperkt zijn tot artsen en paramedische beroepen.

De gebruikers met niet-erkende specialismen blijven voorlopig wel vindbaar op naam.