Stel in hoe patiënten online kunnen plannen en annuleren

Instellingen openen

Log in via www.login.medici.be.
Klik links op Mijn configuratie.
Kies het tabblad Parameters.
Klik bovenaan op Boeken & annuleren van afspraken.

💡 Tip: Deze instellingen zijn individueel en gelden per zorgverlener, ook binnen een groepspraktijk.

De patiënt is verplicht het veld ‘reden’ in te vullen bij het maken van een afspraak

Wanneer dit vakje is aangevinkt, moet de patiënt bij het boeken van een afspraak een korte beschrijving of reden invullen.
Dit helpt u om afspraken beter voor te bereiden.

De patiënt kan een verwijsbrief of ander document meesturen met de afspraak

Wanneer u deze optie activeert, verschijnt bij het boeken een uploadveld.
De patiënt kan hier een PDF, foto of document toevoegen (zoals een verwijsbrief of attest).

Deze bestanden worden zichtbaar in het afsprakenoverzicht van uw agenda aan de hand van een 📎-icoon. Klik op de afspraak, dan op de 📎 om het bestand te downloaden.

De patiënt kan ten vroegste boeken over

Hier bepaalt u hoeveel tijd er minimaal moet zitten tussen het boeken en de start van de afspraak die de patiënt inplant.
Keuze uit:
10 min – 15 min – 20 min – 25 min – 30 min – 35 min – 40 min – 45 min – 50 min – 55 min – 60 min – 2 u – 3 u – 4 u – 5 u – 6 u – 12 u – 24 u – 48 u – 72 u

💡 Tip: Stel bijvoorbeeld 24 uur in om last-minute boekingen te vermijden.

Patiënt kan afspraak annuleren tot

Hier bepaalt u tot hoeveel tijd voor de afspraak een patiënt nog online mag annuleren.
Keuze uit:
het laatste moment – 30 min – 45 min – 1 u – 2 u – 3 u – 4 u – 6 u – een halve dag – 1 dag – 2 dagen – 7 dagen

💡 Tip: Kies 1 dag om voldoende tijd te hebben om het vrijgekomen moment opnieuw in te boeken.

Uzelf krijgt een e-mail van elke nieuwe en/of geannuleerde afspraak

Hier kunt u aangeven of u een melding per e-mail wilt ontvangen bij wijzigingen in uw agenda.
Opties:

Niet actief
Bij annulatie en nieuwe afspraak
Bij annulatie afspraak
Bij nieuwe afspraak

Extra e-mailadres(sen) voor herinneringen, bevestigingen, …

Naast de e-mail opgegeven in je profiel kan je hier extra e-mail adressen ingeven die dan gebruikt worden voor allerhande mail verkeer met betrekking tot dit account.

Gebruik een puntkomma ( ; ) om meerdere adressen te scheiden.

💡 Tip: Dit is nuttig als u een gemeenschappelijk secretariaat heeft dat alle e-mails wil ontvangen

Maximumperiode in de toekomst waarin patiënten een afspraak kunnen boeken

Hier bepaalt u hoe ver in de toekomst patiënten afspraken mogen plannen.
Keuze uit:
1 week t.e.m. 30 maanden

💡 Tip: De meeste praktijken kiezen 2 à 3 maanden om de agenda beheersbaar te houden.

Maximumperiode in de toekomst voor vertegenwoordigers

Voor commerciële vertegenwoordigers kunt u een aparte termijn instellen.
Keuze uit:
1 week t.e.m. 30 maanden

Herinneringen via e-mail aan patiënt en delegés

Hier bepaalt u wanneer automatische e-mailherinneringen verstuurd worden.
Opties:

1 dag op voorhand
1 week op voorhand
1 dag en 1 week op voorhand
uitgeschakeld

💡 Tip: De combinatie 1 dag en 1 week op voorhand zorgt voor het beste evenwicht tussen herinnering en planning.